יוצאים מחדרי הישיבות: הופכים התכנסויות מקצועיות לחוויות

חדר הישיבות משמש את החברה ביום יום ואין כל ספק כי עוברות בו החלטות רציניות ומשמעותיות אך לפעמים ברור שמגיע הזמן לצאת החוצה, לשנות אווירה ולצאת להתכנסות מקצועית שתביא איתה יתרונות רבים. האירועים המתקיימים מחוץ למקום העבודה מאפשרים לעובדים לבנות מערכות יחסים חדשות וזאת תוך שהם מייצגים את החברה ומפתחים אליה רגש חזק יותר. נפגשנו עם חברת פרוצי ושמענו ממנה כיצד היא הופכת את ההתכנסויות המקצועיות לחוויה בלתי נשכחת.

החיים הם אוסף של חוויות

החיים שלנו מורכבים מאוסף של אינספור חוויות ולמקום העבודה יש חלק משמעותי באותן החוויות. היום חברות שמות את העובדים במרכז כשהן יודעות שכשהם מרגישים טוב עם המקום התפוקה שלהם גבוהה יותר, רעיונות טובים עולים לעתים תכופות יותר והחברה מתקדמת. מתוך כך ברור כי לפעמים כדאי לוותר על חדר הישיבות, לצאת ממקום העבודה ולהשקיע בהפקת כנס מקצועי חוויתי לחברה.

לא צריכה להיות כל התנגשות בין הרעיון של מקצועיות והנאה. שני הדברים יכולים לא רק לפעול יחד אלא אפילו להעצים זה את זה. כשהעובדים מקבלים עוד כלים מקצועיים הם יכולים לתפקד בצורה טובה יותר במקום העבודה שלהם. כשהם מקבלים את אותם הכלים מתוך התנסות פעילה הם מטמיעים אותה בקלות והיישום שלה בא לידי ביטוי באופן מידי. כל זה נשמע ברור אך אין זה מספיק להשתמש במילים יפות אלא חשוב לדעת כיצד אפשר להפוך את ההתכנסות לרגע מהנה.

הדרך להפוך התכנסות מקצועית לחווייתית

ההתמחות של חברת פרוצי היא יצירת חוויות חדשות. החברה עוסקת בהקמת אירועים מסוגים שונים ובהן התכנסויות מקצועיות בלתי נשכחות. ברור כי המטרה של אותה ההתכנסות היא להעניק לעובדים כלים חדשים אך מי אמר שאי אפשר ליהנות תוך כדי? ביקשנו מהחברה לחשוף בפנינו את התבלין הסודי שהופך כל התכנסות למהנה וקיבלנו חמישה טיפים ששווה לשמור:

הבנת המטרה של האירוע

חשוב להתחיל מהגדרת המטרה של ההתכנסות. כל חברה יכולה לבחור מטרה אחרת כאשר במקרים מסוימים ההתכנסות המקצועית תיתן כלים כלליים ובמקרים אחרים היא תהיה ספציפית ותיגע בתחום אחד שחשוב מאד לחברה. כדאי לשאול שאלות כמו מהן הציפיות שלנו, מה נרצה שהעובדים יעברו, עם מה נרצה שהם יצאו ובהתאם להתחיל לתכנן את האירוע.

בחירת קונספט

בחירת קונספט תאפשר לנו לקבל בהמשך החלטות חשובות בקלות. אנחנו רוצים לרגש את העובדים לכל אורך הדרך, מהרגע שאנחנו מודיעים להם על ההתכנסות ועד שהם יוצאים ממנה. כל רגע הוא הזדמנות להעלות חיוך וליצור חיבור בין העובדים לעצמם ובינם לבין החברה. בשיתוף פעולה בין החברה לבין חברת ההפקות ייבחר הנושא הכללי וניצור קווים מנחים שישמשו לצורך קבלת ההחלטות בהמשך.

בחירת מיקום

המקום של ההתכנסות יכול להיות מרוחק ממקום העבודה והוא יכול להיות אפילו בתוכה, תלוי במבנה הנוכחי, במספר המשתתפים ובאופי שנרצה ליצור להתכנסות. המקום צריך להיות נגיש לכל העובדים, הוא לא יכול להיות מרוחק מדי והוא צריך להכיל בתוכו את כל כמות העובדים. כמו כן, יתכן שנרצה להכניס אלמנטים מיוחדים כמו כיבוד, קישוטים, עמדות חלוקת מידע ועוד וחשוב מאד שנבחר את המקום שהזרימה בו תהיה מושלמת.

לוגיסטיקה

התכנסות מקצועית חווייתית דורשת ציר זמן ברור כשבכל רגע העובדים צריכים ליהנות. כל פרט חשוב ויש ליצור לוגיסטיקה הוליסטית ולהתייחס לאופן בו החברה תזמין את העובדים, לשאול איך הם יגיעו למקום, מי יקבל אותם, האם ומתי יוגש כיבוד, איזו פעילות תהיה או פעילויות ועם מה הם יצאו כשאפשר להציע מתנה קטנה, להביא צלם מגנטים ועוד כיד הדמיון הטובה.

מנחים מעולים

ההנחיה באירוע חייבת להיות מעולה כשאפשר לשלב בין הרצאות מקצועיות לבין סדנאות פעילויות הדורשות את שיתוף הפעולה המלא של העובדים. השילוב בין השניים יכול להיות מושלם, לגרום לעובדים לזוז ממקומם ולעבור חוויה ששונה מכל מה שהם רגילים אליו. חשוב לבחור מנחים מעולים שילוו את היום ולוודא כי צוות מקצועי יעמוד לרשות המשתתפים באירוע.